§1

ZAKRES ZASTOSOWANIA PROCEDURY

1. AIC ustala niniejszą wewnętrzną procedurę dokonywania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych.
2. Zgłoszenia może dokonać Sygnalista, tj. w szczególności obecny, były lub potencjalny:
   1. pracownik;
   2. pracownik tymczasowy;
   3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   4. przedsiębiorca;
   5. prokurent;
   6. akcjonariusz lub wspólnik;
   7. członek organu;
   8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   9. stażysta;
   10. wolontariusz;
   11. praktykant;
3. Przedmiotem Zgłoszenia może być każde Naruszenie, jeżeli dotyczy:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.

§2

SPOSÓB PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ PRZEZ SYGNALISTĘ

1. AIC przyjmuje Zgłoszenia pisemnie, za pomocą ogólnodostępnej, internetowej platformy zgłoszeniowej SYGNANET, udostępnionej pod adresem: www.sygnanet.pl/aicsa. Platforma zapewnia poufność przekazywanych informacji, umożliwia komunikację w sprawie złożonego Zgłoszenia oraz otrzymanie informacji o stanie lub sposobie załatwienia sprawy, której dotyczy Zgłoszenie.
   
2. W formularzu Zgłoszenia dostępnym na platformie, o której mowa w ust. 1, należy podać:
   
   1. Imię i nazwisko;
   2. Dane kontaktowe: adres e-mail lub telefon;
   3. Informację o Naruszeniu.
3. W miarę możliwości Zgłoszenie powinno ponadto zawierać:
   1. zwięzły opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów,
   2. wskazanie naruszonych regulacji prawnych,
   3. wskazanie Naruszyciela.
4. Złożenie Zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza online, o którym mowa w ust. 2 powyżej pozwala na prowadzenie szyfrowanej komunikacji z Sygnalistą, któremu po dokonaniu Zgłoszenia zostaje przypisany numeryczny login i hasło (Potwierdzenie nadania Zgłoszenia), za pomocą których może on zalogować się do skrzynki odbiorczej Sygnalisty na platformie SYGNANET, w celu zapoznania się z treścią złożonego Zgłoszenia i prowadzenia komunikacji z osobą upoważnioną przez Spółkę. Zachęca się, aby Sygnalista pobrał i zapisał na swoim urządzeniu potwierdzenie nadania Zgłoszenia.
5. W Zgłoszeniu można także wskazać na dowody potwierdzające Naruszenie (np. dokumenty, świadkowie), także dołączyć te dowody, jeśli są w posiadaniu Sygnalisty.

§3

KOMISJA

1. Jako niezależną jednostkę organizacyjną w ramach struktury organizacyjnej Spółki upoważnioną do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych ustanawia się specjalną Komisję, upoważnioną w szczególności do:
   1. przyjmowania Zgłoszeń,
   2. podejmowania Działań Następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście Informacji Zwrotnej.
2. Komisja składa się z od 2 do 5 osób.
3. Komisja jest powoływana przez Zarząd i w zakresie wykonywanych zadań odpowiada wyłącznie oraz bezpośrednio przed Zarządem. Zarząd może powoływać nowych członków Komisji i odwoływać członków dotychczasowych.
4. Zarząd może również wyznaczyć ze swojego grona członka Zarządu, który będzie upoważniony do powołania Komisji i wykonywania innych zadań Zarządu określonych w Procedurze; w takim przypadku wszelkie zadania Zarządu, o których mowa w Procedurze może wykonywać tak wyznaczony członek Zarządu.
5. Na członka Komisji może być również wyznaczony członek Zarządu, w tym członek, o którym mowa w ust. 4 powyżej, jednak tylko w przypadkach, gdy Zarząd jest przynajmniej dwuosobowy.
6. Członkowie Komisji posiadają odpowiednie, pisemne upoważnienie Zarządu do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania Działań Następczych oraz do przetwarzania danych osobowych zgodnie z § 6 Procedury.
7. Przed rozpoczęciem rozpatrywania danego Zgłoszenia:
   1. Każdy członek Komisji rozpatrujący Zgłoszenie podpisuje oświadczenia o swojej bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2 do Procedury;
   2. Każdy członek Komisji zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zarządu i innych członków Komisji o okolicznościach uzasadniających wątpliwości co do bezstronności swojej lub innych członków Komisji.
8. Gdy zaistnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności członka Komisji, jest on niezwłocznie wyłączany przez Zarząd z dalszego uczestnictwa w danym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany wraz ze wskazaniem przyczyn jego odsunięcia w dokumentacji dotyczącej danego Zgłoszenia.
9. Jeżeli wątpliwości, o których mowa w ust. 8 dotyczą członka Komisji, który jednocześnie jest członkiem Zarządu wyznaczonym zgodnie z ust. 4 powyżej, a członek ten nie wyłączył się sam z uczestnictwa w danym postępowaniu, inni członkowie Komisji informują o tym pozostałych członków Zarządu, którzy mogą wtedy dokonać wyłączenia takiego członka Komisji.
10. Ponadto, członek Komisji zostaje odwołany automatycznie z chwilą wygaśnięcia stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, a także w przypadku przyjęcia przez Zarząd jego rezygnacji z członkostwa w Komisji.

§4

ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ I DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. Komisja ma obowiązek podejmowania, z zachowaniem należytej staranności, Działań Następczych w wyniku złożonego Zgłoszenia.
2. Instrukcję regulującą prace Komisji, w szczególności ewentualny podział pomiędzy członków Komisji dotyczący przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych, określa Zarząd. W braku odpowiedniej regulacji instrukcji lub polecenia Zarządu, Komisja samodzielnie wyznacza z własnego grona członków, którzy zajmować się będą daną sprawą, w tym Komisja może ustalić, że danym Naruszeniem zajmą się jej poszczególni członkowie lub cały skład Komisji. W przypadku braku porozumienia lub odpowiedniej instrukcji lub polecenia Zarządu, Komisja niezwłocznie powiadomi o tym Zarząd celem wyznaczenia członka lub członków Komisji do zajęcia się określoną sprawą.
3. Po sprawdzeniu, czy Zgłoszenie spełnia wymagania, o których mowa w § 1 ust. 2-3 Procedury, odpowiedni członek Komisji potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia zostanie przekazane na skrzynkę odbiorczą Sygnalisty na platformie SYGNANET.
4. Zgłoszenia złożone anonimowo nie będą rozpatrywane, w tym Komisja nie ma obowiązku potwierdzania ich przyjęcia ani podejmowania Działań Następczych.
5. Każdemu Zgłoszeniu Naruszenia nadaje się odrębny numer w Rejestrze.
6. Komisja może wystąpić do Sygnalisty o dodatkowe informacje, jak również podjąć wszelkie inne działania niezbędne dla uzyskania informacji i wyjaśnienia sprawy.
7. Obowiązek udzielania Komisji informacji w toku postępowania wyjaśniającego mają wszyscy pracownicy Spółki, a także współpracownicy wykonujący świadczenia na podstawie innego stosunku prawnego, jeżeli przepisy prawa lub odpowiadająca prawu treść umów z tymi osobami przewiduje taki obowiązek.
8. Na skutek rozpoznania Zgłoszenia Komisja przygotowuje protokół końcowy, zawierający następujące kategorie informacji:
   1. opis przedmiotu Zgłoszenia,
   2. opis podjętych Działań Następczych,
   3. efekt postępowania, czyli opis ustalonego stanu faktycznego i wnioski z postępowania wyjaśniającego, w tym w odniesieniu do tego czy Zgłoszenie jest zasadne, niezasadne lub częściowo zasadne,
   4. rekomendacje dalszych Działań Następczych lub działań naprawczych do podjęcia na skutek przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, jeśli znajduje to zastosowanie.
9. Przekazanie Sygnaliście przez Komisję Informacji Zwrotnej nastąpi w terminie nieprzekraczającym okresu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia zgodnie z ust. 3 powyżej lub - w przypadku nieprzekazania tego potwierdzenia - w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia. Informacja Zwrotna zostanie przekazana na skrzynkę odbiorczą Sygnalisty na platformie SYGNANET.
10. W przypadku, gdy Zgłoszenie nie może być procedowane w ramach Procedury z innych powodów, w szczególności gdy nie dotyczy Naruszenia, Komisja powiadamia o tym Sygnalistę w ramach potwierdzenia, o którym mowa w ust. 3 lub najpóźniej w ramach Informacji Zwrotnej, o której mowa ust. 9 powyżej.

§5

REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Spółka prowadzi Rejestr i jest administratorem danych osobowych, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, zgromadzonych w tym Rejestrze.
2. Rejestr zawiera następujące informacje:
   1. numer Zgłoszenia;
   2. przedmiot Naruszenia;
   3. dane osobowe Sygnalisty oraz Naruszyciela, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu Sygnalisty;
   5. datę dokonania Zgłoszenia;
   6. informację o podjętych Działaniach Następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Dostęp do Rejestru mają wyłącznie Zarząd i członkowie Komisji.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze przechowywane będą przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie Zgłoszenia podlegają trwałemu usunięciu z Rejestru.

§6

POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Poufnością objęte są informacje uzyskane w procesie obsługi Zgłoszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty, Naruszyciela oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu.
2. Zarząd udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w Zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą Zgłoszeń oraz podejmowania Działań Następczych.
3. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej wyraźnej zgody.
4. Spółka może ujawnić dane Sygnalisty bez wyraźnej zgody w przypadku ujawnienia ich właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania praw przysługujących Naruszycielowi.
5. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno-dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się naruszenia.
6. Administratorem danych osobowych zebranych w związku z przyjmowaniem i analizą Zgłoszeń jest AIC.
7. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalistów odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 li c) RODO – jako konieczne w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (Spółce) wynikającego z Ustawy, to jest: przyjęcie i rozpatrzenie Zgłoszenia. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Sygnalisty zostanie przekazana wraz z potwierdzeniem przyjęcia Zgłoszenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 Procedury.
8. W przypadku danych osobowych wskazanych w Zgłoszeniach, Spółka wykona obowiązek informacyjny wobec osób wskazanych w Zgłoszeniu zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 RODO, w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w przeciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych (art. 14 ust. 3 RODO).
9. Dane osobowe Sygnalistów nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegać profilowaniu.
10. Dane osobowe Sygnalistów nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
11. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
12. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia są przechowywane przez Spółkę zgodnie z § 5 ust. 4 Procedury.
13. Odbiorcami danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO mogą być podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki jako administratora danych, tj. dostawcy usług IT, jak również podmioty i organy uprawnione do otrzymania danych - tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
    

§7

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Spółka informuje, iż niezależnie od możliwości złożenia Zgłoszenia, istnieje możliwość złożenia zgłoszenia zewnętrznego, tj. ustnego lub pisemnego przekazania Informacji o Naruszeniu Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub – z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej – innemu organowi publicznemu, który jest właściwy do podejmowania własnych działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 1 ust. 3 Procedury lub do odpowiednich instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej
2. Z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej, organami publicznymi innymi niż Rzecznik Praw obywatelskich są:
   1. Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w zakresie Naruszeń ochrony konkurencji i konsumentów – zasady powiadamiania organu dostępne są na stronie internetowej organu https://uokik.gov.pl/jak-zglosic-naruszenie
   2. pozostałe organy, tj. naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań Następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy.
3. Właściwy organ, instytucja lub jednostka organizacyjna o której mowa w ust. 1 określa własną procedurę dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
4. Jednakże przepisy prawa dotyczące zgłoszeń zewnętrznych przed polskimi organami (Rozdział 4 Ustawy) wchodzą w życie dopiero w dniu 25 grudnia 2024 r. Do tego czasu zgłoszenia zewnętrzne dokonywane tym organom nie wchodzą w zakres Ustawy.

§8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wyjaśnienie pojęć pisanych w niniejszej Procedurze wielką literą (słownik) zawarte zostało w Załączniku nr 1 do Procedury.
2. Aktualna Procedura jest dostępna na stronie internetowej Spółki pod następującym adresem https://myaic.com/dla-sygnalistow-regulamin

Załączniki

1. Objaśnienie pojęć (słowniki)
2. Wzór oświadczenia o bezstronności

Załącznik nr 1

OBJAŚNIENIE POJĘĆ (SŁOWNIK)

Pojęcia pisane w Procedurze (w tym w niniejszym słowniku) wielką literą posiadają znaczenie wskazane poniżej:

1. Sygnalista – sygnalista w rozumieniu art. 4 Ustawy, tj. osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie Informację o Naruszeniu uzyskaną w Kontekście Pracowniczym, także wtedy, gdy informacja ta została uzyskana przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w AIC lub na rzecz AIC, w tym już po ustaniu takiego stosunku.
2. AIC lub Spółka - AIC Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdyni (81-577), ul. Rdestowa 41, której akta rejestrowe przechowywane są w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS pod numerem 0000456510, NIP 5891936466, nr BDO 000007462, kapitał zakładowy: 7.777.777,00 PLN opłacony w całości;
3. Procedura – niniejsza procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych wprowadzona w AIC na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy;
4. Zarząd – zarząd Spółki.
5. Komisja – komisja do spraw Naruszeń o której mowa w § 3 ust. 1 Procedury;
6. Naruszenie – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 Ustawy;
   
7. Działanie Następcze – działanie podjęte przez AIC w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, podjęcie działań w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie działań realizowanych w ramach Procedury;
8. Informacja o Naruszeniu – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia (lub próby ukrycia Naruszenia), do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, jeśli Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy ze Spółką, pracuje lub pracował w Spółce lub w inny sposób utrzymuje lub utrzymywał kontakt ze Spółką w Kontekście Pracowniczym;
9. Informacja Zwrotna - przekazywana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych Działań Następczych i powodów takich działań;
10. Kontekst Pracowniczy – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w AIC lub na rzecz AIC, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych o których mowa w art. 2 pkt 2 Ustawy;
11. Naruszyciel – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
12. Zgłoszenie – przekazanie AIC informacji o Naruszeniu złożone zgodnie z wymogami Procedury i Ustawy oraz zawierające informację o Naruszeniu;
13. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.).
14. Ustawa - ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (w chwili ustalenia Procedury opublikowana Dz.U. z 2024 r. poz. 928)

Załącznik nr 2

1. Wzór oświadczenia o bezstronności